Archive for the ‘งานนโยบายและแผน’ Category

มาทำความเข้าใจกับการบริหารจัดการความเสี่ยงกันเถอะ

September 15th, 2011

การบริหารจัดการความเสี่ยง (Enterprise Risk Management) หรือที่เรามักจะรู้จักกันในชื่อ ERM เนื่องจากระบบนี้ได้ถูกออกแบบตามมาตรฐานการบริหารความเสี่ยง COSO  การทำงานของระบบจึงได้มีขั้นตอนคล้ายกับ 8 ขั้นตอนของ COSO คือ การกำหนดหรือวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์กร, การกำหนดวัตถุประสงค์, การบ่งชี้เหตุการณ์, การประเมินความเสี่ยง, การตอบสนองความเสี่ยง, การกำหนดกิจกรรมควบคุม, การเผยแพร่รายงาน สารสนเทศและการสื่อสาร และการติดตามประเมินผล  ซึ่งในทุกขั้นตอนนี้ระบบจะกำหนดให้ผู้ใช้งานปฏิบัติตามขั้นตอน  ในแต่ละขั้นจะเป็นการรับข้อมูลจากผู้ปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงาน ให้ระบบนำเข้ามาวิเคราะห์หาผลสรุปเป็นภาพรวมในระดับขององค์กร แล้วใช้เป็นฐานข้อมูลในการสร้างรายงานมาตรฐานให้กับองค์กรนั้นๆ ลองดูจากรูปที่แสดงไว้ให้ดูนะครับ จะทำให้เราจะเข้าใจมากขึ้น

จากรูปภาพเราพอจะสรุปขั้นตอนในการจัดทำ ERM ได้ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : การกำหนดหรือวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในองค์กร
เป็นการระบุสภาพแวดล้อมภายในองค์กร ซึ่งในขั้นตอนนี้ระบบจะรับข้อมูลจากการที่ผู้ใช้งานตอบแบบสอบถาม แล้วระบบจะนำมาวิเคราะห์เพื่อแสดงออกเป็นรายงาน

ขั้นตอนที่ 2 : การกำหนดวัตถุประสงค์
เป็นขั้นตอนที่ผู้ใช้งานจะต้องบันทึกแผนงาน หรือโครงการของหน่วยงาน และระบุวัตถุประสงค์ของแผนงานหรือโครงการ, ตัวชี้วัดระดับองค์กรที่สอดคล้องกับแผนงานหรือโครงการ, ระบุประเด็นยุทธ์ศาสตร์ที่แผนงานหรือโครงการนั้นๆสนับสนุน, กิจกรรมต่างๆ (เฉพาะกิจกรรมหลัก) ที่มีอยู่ภายใต้แต่ละแผนงานหรือโครงการ และวัตถุประสงค์ของการควบคุม ของแต่ละกิจกรรมหลักนั้นๆ

ขั้นตอนที่ 3 : การบ่งชี้เหตุการณ์
เป็นการวิเคราะห์ความเสี่ยงสำหรับแต่ละกิจกรรมหลักที่ได้บันทึกไว้ เพื่อระบุปัจจัยเสี่ยง (Risk Factor), ผลกระทบที่มีนัยสำคัญ, ประเภทของความเสี่ยง และลักษณะความเสี่ยง

ขั้นตอนที่ 4 : การประเมินความเสี่ยง
เป็นการระบุการควบคุมที่มีอยู่ แล้วประเมินว่าเพียงพอหรือไม่ เพื่อระบุปัจจัยเสี่ยงที่ยังคงมีอยู่ให้ทำการจัดการ โดยกำหนดค่าระดับของผลกระทบและโอกาสของความเสี่ยงนั้นๆ เพื่อให้ระบบคำนวณระดับความเสี่ยงตามค่ามาตรฐาน (อ้างอิงค่าจาก Risk Profile Matrix 5×5 โดยค่าที่ได้จะเป็นค่าตั้งแต่ 1 ถึง 25 โดยที่เลข 25 จะเป็นระดับความเสี่ยงที่สูงที่สุด)
เมื่อผ่านขั้นตอนที่ 4 นี้ ระบบจะทำการคัดกรองเอาเฉพาะกิจกรรมหลักที่มีระดับความเสี่ยงสูงกว่า “ต่ำ” (ตัวเลขตั้งแต่ 6 ขึ้นไป)  เพื่อนำไปวิเคราะห์ในขั้นตอนต่อๆไป สำหรับความเสี่ยงที่มีระดับความเสี่ยง “ต่ำ” ระบบจะเก็บไว้ แล้วจะแสดงในรายงานสรุปให้กับผู้ใช้งานทราบอีกครั้งหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 5 : การตอบสนองความเสี่ยง
เป็นขั้นตอนในการระบุวิธีการจัดการความเสี่ยง ซึ่งอ้างถึงมาตรฐานทางเลือกที่มีอยู่ คือ การหลีกเลี่ยง, การควบคุม, การยอมรับ และการถ่ายโอน แล้วทำการเลือกว่าการจัดการความเสี่ยงแบบใดเหมาะสมที่สุด เพื่อกำหนดแผนและผู้รับผิดชอบในการจัดการความเสี่ยง สำหรับกิจกรรมหลักนั้นๆ

ขั้นตอนที่ 6 : การบันทึกกิจกรรมควบคุม
เป็นบันทึกรายละเอียดกิจกรรมในการควบคุม ตามหัวข้อที่เป็นมาตรฐานตามแนวทางของคู่มือการควบคุมความเสี่ยงของ สตง. โดยจะประกอบไปด้วย 7 หัวข้อ ดังนี้
1. การกำหนดนโยบายและระเบียบวิธีปฏิบัติงาน
2. การสอบทานโดยผู้บริหาร
3. การควบคุมการประมวลผลข้อมูล
4. การอนุมัติ
5. การดูแลป้องกันทรัพย์สิน
6. การแบ่งแยกหน้าที่
7. การจัดทำเอกสารหลักฐาน

ขั้นตอนที่ 7 : การเผยแพร่รายงานผ่านระบบสารสนเทศและการสื่อสาร
เป็นการแสดงรายงานการบริหารจัดการความเสี่ยงของทั้งระดับหน่วยงาน และระดับองค์กร จากข้อมูลที่ระบบได้รับตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1 ถึง 6 ซึ่งรายงานจะแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วนหลัก คือ
1. รายงานการควบคุมภายใน ที่ประกอบไปด้วยรายงานแบบปย.1 และ แบบ ปย.2 ตามมาตรฐานของสำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) (แบบ ปย. 1:  รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน และ แบบ ปย. 2:  รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน)
2.
รายงานการจัดการความเสี่ยง สรุปความเสี่ยงและการจัดการในระดับของหน่วยงาน (รายงานแผนบริหารความเสี่ยงของหน่วยงานย่อย)

ขั้นตอนที่ 8: การติดตามประเมินผล
เป็นการบันทึกติดตามผล การทำกิจกรรมควบคุมความเสี่ยงที่ได้ทำแผนไว้ในขั้นตอนที่ 5 เพื่อเปรียบเทียบกับตัวชี้วัด โดยใส่รายละเอียดของการติดตามผล แล้วประเมินระดับความเสี่ยงที่คงเหลืออยู่ภายหลังจากที่ได้มีกิจกรรมควบคุม ว่าระดับความเสี่ยงคงเหลืออยู่ในระดับใด  ซึ่งผลที่ได้นี้ สามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานในการวิเคราะห์ในรอบต่อๆไปได้

ประโยชน์ของระบบ ERM
ระบบ ERM (Enterprise Risk Management) เป็นระบบที่ได้ถูกออกแบบตามหลักการ 8 ขั้นตอน ของการจัดการบริหารความเสี่ยงของ COSO  เพื่อให้องค์กรที่นำไปใช้งานได้ประโยชน์ดังนี้
1. ระบบนี้สามารถเป็นเครื่องมือ เพื่อช่วยผู้บริหารในการประเมินความเพียงพอเหมาะสมของการควบคุม และทำให้มีการแก้ไขปัญหา ปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้งานของทั้งส่วนงานย่อย ฝ่ายงาน และสายการบังคับบัญชา บรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. ข้อมูลที่ได้รับจากระบบ เป็นข้อมูลรวมจากระดับปฏิบัติการที่มีอยู่ของหน่วยงานย่อยในองค์กร ซึ่งจะช่วยให้ค้นพบปัญหาที่เกิดขึ้นหรือมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น ก่อนที่จะเกิดความเสียหาย ทำให้หน่วยงานสามารถวางแผนเพื่อจัดการแก้ไขได้
3. การใช้งานระบบนี้ เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้ปฏิบัติงานในทุกระดับ แสดงความเห็น ข้อเสนอแนะ และร่วมกันกำจัดอุปสรรค และข้อขัดข้องต่างๆ
4. ขั้นตอนการทำงานของระบบ เป็นการนำเสนอแนวทางปฏิบัติตามกรอบของนโยบายองค์กร ทำให้พนักงานเข้าใจเป้าหมายขององค์กรที่ตนได้มีส่วนร่วม อีกทั้งช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีของการทำงาน และการรับผิดชอบร่วมกันต่อผลสำเร็จขององค์กร
5. ระบบมีแบบแผนขั้นตอนการดำเนินการที่ชัดเจน ในการกำหนดเป้าหมายขององค์กร, ตัวชี้วัดความสำเร็จ, การวิเคราะห์งานเพื่อระบุความเสี่ยง, ประเมินความเสี่ยง, การควบคุมความเสี่ยง และการติดตามความเสี่ยง โดยสามารถนำรายละเอียดดังกล่าวมาสร้างเป็นรายงานต่างๆได้
6. จากการให้พนักงานมีส่วนร่วมในการให้ข้อมูล จะทำให้เกิดความเข้าใจ และการยอมรับจากผู้ปฏิบัติงานได้ดี มากกว่าการควบคุมสั่งการโดยผู้บริหารแต่ฝ่ายเดียว 

ขอขอบคุณข้อมูลจาก http://ermthailand.blogspot.com/p/erm-thailand.html

Tacking…ทำไมต้องติดตาม ข้อคิดดีดี…ของคุณบุญชัย โชควัฒนา

October 16th, 2010

ส่วนใหญ่แล้วการทำงาน 10 เรื่อง งานอาจจะสำเร็จไม่ถึงครึ่ง และจากประสบการณ์ของผมเอง อาจจะมากกว่าครึ่งด้วยซ้ำที่งานไม่ประสบความสำเร็จ เมื่อมาวิเคราะห์ถึงสาเหตุก็จะพบว่า เหตุที่งานไม่สำเร็จนั้นเกิดจากการที่ไม่มีระบบการติดตามที่ดี เพราะส่วนใหญ่คนทั่วไปเมื่อมอบหมายงานให้ใครแล้ว ก็มักจะให้เกียรติว่าผู้ที่ได้รับมอบหมายไป จะมีความรับผิดชอบที่จะทำงานให้สำเร็จโดยไม่ต้องติดตาม และคิดว่าเมื่อถึงเวลาผู้ที่ได้รับมอบหมายไปนั้นจะมาแจ้งเองว่าทำสำเร็จหรือยัง

ปกติทั้งผู้สั่งงานและคนที่ได้รับมอบหมายงานมักจะมีภารกิจมากมายหลายเรื่อง ดังนั้นงานที่ไม่มีระบบการติดตามที่ดีก็มักจะถูกลืม คนสั่งงานก็ลืม คนรับคำสั่งก็ลืม จากประสบการณ์ส่วนตัว ผมเองก็เคยลืมงานที่ได้รับมอบหมายมาก่อนลืมมาจนถึงวันนี้ เป็นเวลาหลายสิบปีก็ยังไม่ได้ทำงานนั้น ยิ่งปล่อยเวลานานเท่าไรโดยไม่ติดตาม ความสำเร็จก็ยิ่งห่าง ไปเรื่อยๆ ส่วนประสบการณ์กับลูกน้องบางคนที่ รับมอบหมายงานไปทำผมไม่ได้ลืมแต่ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานลืมไปแล้ว จนกระทั่ง 14 ปีให้หลัง เมื่อผมมาเตือน คนรับงานถึงจำได้ และงานจึงสำเร็จได้ภายในไม่กี่สัปดาห์ เป็นต้น

ดังนั้น ความสำเร็จขององค์กร นอกจากจะเกิดขึ้นได้จากการมีเป้าหมายที่ชัดเจน (Target) การมีกรอบเวลา (Timing) ในการทำงานแล้ว ยังต้องมีระบบในการติดตามงาน (Tracking) ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญอีกตัวหนึ่งในการที่จะทำให้งานประสบความสำเร็จ เพราะเมื่อมีเป้าหมายในการทำงานแล้ว แต่หากไม่มีการติดตามงานที่ดี งานก็จะไม่ประสบความสำเร็จ การติดตามงานที่ผมใช้สามารถทำได้หลายวิธี ไม่ว่าจะเป็นการให้เขียนรายงาน การประชุมติดตามงาน การถามบ่อยๆ หรือวิธีอื่นๆ ฯลฯ ผมบอกผู้บริหารของผมเสมอว่า “คุณจะใช้วิธีไหนก็ได้ ขอเพียงทำให้ผมทราบว่างานที่ผมมอบหมาย ได้ดำเนินการไปถึงไหนแล้ว”

การติดตามงานเป็นสิ่งที่จำเป็นที่ต้องทำเมื่อมีการมอบหมายงาน หน้าที่หลักของคนที่เป็นหัวหน้าคือ ทำอย่างไร จึงจะให้ลูกน้องทำงานให้เราได้ตามที่ได้รับมอบหมาย ดังนั้นถ้าไม่มีการติดตามที่เป็นระบบ เราจะไม่รู้เลยว่าลูกน้อง บางคนได้รับมอบหมายไปแล้วทำได้หรือไม่ได้ รู้อีกทีก็สายไปเสียแล้ว เกิดความเสียหายที่ไม่น่าจะเกิดขึ้น การทำงานไม่ใช่ เพียงแค่ใช้แรงงาน แต่ต้องใช้ความคิดไปด้วย ดังนั้นการติดตามให้คนทำงาน ให้คิดงานที่ตนได้รับไปทำอย่างต่อเนื่องและ สม่ำเสมอ ไม่ลืม จึงเป็นสิ่งที่จะทำให้งานสำเร็จได้

ในบริษัทของผมใช้การทำ War Room เป็นวิธีหนึ่งในการติดตามงาน ซึ่งผมได้แนวความคิดเรื่องการทำWar Room มาจากบริษัท Toyota ในช่วงที่ประเทศเราประสบปัญหาวิกฤติเศรษฐกิจ ผู้บริหารของบริษัท Toyota ได้เข้า มาพบและได้คุยกันถึงการบริหารงานในภาวะเศรษฐกิจช่วงนั้น ผมจึงได้รู้ว่าที่บริษัท Toyota มีการทำWar Room กันทุกวัน ซึ่งในภาษาญี่ปุ่นใช้คำว่า “Obeya” หมายความว่าห้องใหญ่ (Big Room) หมายถึงการที่ผู้บริหารระดับสูงต้องมาประชุมร่วมกันเพื่อดูแลติดตามงาน ติดตามธุรกิจทุกวัน นั่นก็คือการ tracking ที่เป็นการติดตามงานขององค์กรทุกวัน และแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นทุกวัน ผมก็เลยนำแนวความคิดนี้มาปรับใช้กับบริษัทของผม

การทำ War Room ในบริษัทของผม คือการที่บริหารของทุกฝ่ายมาประชุมร่วมกันในเวลา 08.00 น. ของทุกวันเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงาน ณ เวลานั้นๆ ว่าสิ่งที่เราทำบรรลุเป้าหมายมากน้อยเพียงใด หรือมีโอกาสบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ อุปสรรคใดที่จะทำให้งานไม่สามารถบรรลุเป้าหมาย เพื่อจะได้ช่วยกันแก้ไขปรับปรุงได้ทันเวลา เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย และหลังจากการประชุมก็จะมีผู้รับผิดชอบโทรมารายงานให้ผมทราบทันทีว่าผลการประชุมเป็นอย่างไร มีปัญหาติดขัดในเรื่องอะไรหรือไม่ และจะมีแนวทางแก้ปัญหากันอย่างไร เพื่อให้งานเป็นไปตามเป้าหมายที่วาง ไว้ งานที่ถูกตั้งเป้าไว้จะสำเร็จได้ต้องมีระบบการติดตามงานที่เข้มงวด คนรับผิดชอบต้องรายงานสิ่งที่ทำตลอดทุกวัน ทุก 5 วัน หรือ 7 วัน ไม่ใช่ให้ทำไปแล้ว หายไปเลย 3-4 เดือน ยังไม่มีอะไรคืบหน้า แล้วต้องมาเริ่มกันใหม่ หลายคนอาจจะมองว่าเป็น เรื่องธรรมดามาก แต่เอาเข้าจริงๆ แล้ว กลายเป็นเรื่องสำคัญมากๆ

การตั้งเป้าแล้ว แต่ไม่มีการติดตามงานอย่างจริงๆ จังๆ จึงเป็นจุดอ่อน การติดตามงานเป็นสิ่งที่ผู้บริหาร ควรให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง งานจะไม่สำเร็จได้เลย หากขาดการติดตามงานที่มีประสิทธิภาพ

ที่มา : บุญชัย โชควัฒนา (กรุงเทพธุรกิจ 27 ก.ค. 2553), ข่าว สอ.มก. ประจำเดือนตุลาคม 2553

ความหมายของคำต่างๆ ที่ควรรู้เกี่ยวกับแผนยุทธศาสตร์

August 27th, 2009

วิสัยทัศน์ คือ ตำแหน่งหรือภาพขององค์กรในอนาคต
พันธกิจ คือ ขอบเขตหรือหน้าที่ที่ต้องทำให้บรรลุวิสัยทัศน์ บทบาทที่จะต้องทำในระยะเวลาที่กำหนด
วัตถุประสงค์ คือ ผลสำเร็จหรือผลลัพธ์ที่ต้องการในอนาคต ข้อความที่ระบุผลประโยชน์ที่มีต่อกลุ่มเป้าหมาย เพื่อใคร
ยุทธศาสตร์ คือ แผนงานหรือทิศทางการดำเนินงานที่ชัดเจนเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์และพันธกิจ หรือ วิธีการ หรือ ขั้นตอนที่จะปฏิบัติ
ผลผลิต คือ สิ่งของหรือบริการที่เป็นรูปธรรมที่องค์กรจัดให้
ผลลัพธ์ คือ ผลสุดท้ายที่ต้องการให้เกิดกับกลุ่มเป้าหมาย ชุมชน และสิ่งแวดล้อม

เทคนิคการจัดการความรู้

July 19th, 2009

เทคนิคการจัดการความรู้?? คือ การเข้าไปดูแลและบริหารจัดการความรู้ทั้งแบบ Tacit และ Explicit Knowledge ขององค์กรอย่างเป็นระบบ และให้ความสำคัญกับความรู้ทั้ง 2 แบบ เพื่อให้เกิดความเข้าใจในทุกระดับ สามารถ ดูเอกสารเพิ่มเติม?ที่ผมเรียบเรียงมาได้นะครับ

Tacit Knowledge และ Explicit Knowledge

July 16th, 2009
explicit-tacit-knowledge

Tacit Knowledge และ Explicit Knowledge

1. ความรู้ซ่อนเร้น (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่แฝงอยู่ในตัวคน เป็นประสบการณ์ที่สั่งสมมายาวนาน เป็นภูมิปัญญา

2. ความรู้เด่นชัด (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่อยู่ในรูปแบบที่เป็นเอกสาร หรือ วิชาการ อยู่ในตารา คู่มือปฏิบัติงาน

แนวคิดการจัดการความรู้

July 16th, 2009
KM4min_Fish

โมเดลปลาทู

การจัดการความรู้ หมายถึง กระบวนการอย่างเป็นระบบเกี่ยวกับการประมวลข้อมูล สารสนเทศ ความคิด การกระทำ ตลอดจนประสบการณ์ของบุคคลเพื่อสร้างเป็นความรู้หรือนวัตกรรม และจัดเก็บในลักษณะของแหล่งข้อมูลที่บุคคลสามารถเข้าถึงได้โดยอาศัยช่องทางต่าง ๆ ที่องค์การจัดเตรียมไว้ เพื่อนำความรู้ที่มีอยู่ไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน ซึ่งก่อให้เกิดการแบ่งปันและถ่ายโอนความรู้ และในที่สุดความรู้ที่มีอยู่จะแพร่กระจายและไหลเวียนทั่วทั้งองค์การอย่างสมดุล เป็นไปเพื่อเพิ่มความสามารถในการพัฒนาผลผลิตและองค์การ » More: แนวคิดการจัดการความรู้